La comunicazione aziendale è il complesso flusso di informazioni che coinvolge l’organizzazione interna di un’azienda e garantisce il funzionamento dei processi. I collaboratori devono essere i primi fan e per far sì che questo accada la chiave è una buona comunicazione. In questo modo i dipendenti stessi diffonderanno il valore aziendale rappresentando l’attività agli occhi dei clienti.
Viene detta anche comunicazione interna ed è una “strategia” da portare avanti nel tempo. Una buona comunicazione riduce gli errori sul lavoro, migliora la performance e diminuisce il turnover.
Cosa significa?
Il concetto di comunicazione quando si parla di azienda è abbastanza ampio. Condividere idee, pensieri, sentimenti e sensazioni diventa parte integrante della buona riuscita dei flussi di lavoro. Le informazioni trasmesse devono essere chiare, precise e corrette.
La comunicazione interna ed esterna
In un’azienda ci sono due tipi di comunicazione. La comunicazione esterna riguarda la corretta trasmissione dei valori, obiettivi e modus operandi dell’azienda, prodotti, servizi a clienti, competitor e fornitori. È necessario curarla, studiarla e mantenerla costruendo al riguardo una cultura aziendale. Comunicare correttamente con i clienti può cambiare il futuro di un’azienda.
La comunicazione interna crea, nutre e forma relazioni nell’ambiente di lavoro che devono essere corrette, equilibrate ed indirizzate verso obiettivi aziendali comuni e condivisi.
Tutto ciò non è semplice, sottovalutare la comunicazione può portare ad una diminuzione della produttività, perdita di clienti ed opportunità. La comunicazione interpersonale non è solo verbale ma anche gestuale e visuale.
Può essere sia dall’alto verso il basso o dal basso verso l’alto, solitamente il primo tipo è più diffuso nelle imprese mentre il secondo è tipico di quelle aziende che forniscono ai propri dipendenti canali e strumenti dove esprimere la loro opinione, dare consigli, suggerimenti, lasciare commenti e critiche. I dipendenti sono considerati valide fonti di informazione e spronati a contribuire al miglioramento dei prodotti e servizi offerti.
Naturalmente tutte e due le modalità sono importanti ma oggi le aziende sono più orientate verso una comunicazione che valorizza il punto di vista dei dipendenti.
Conoscere i dipendenti e le loro esigenze è un aspetto fondamentale. Come? Dividendoli in gruppi tenendo presente le loro caratteristiche ed identificando la forma migliore di comunicazione.
Il datore di lavoro deve ascoltarli attivamente ed eventualmente cercare di risolvere le criticità segnalate. Oggi nell’era del Digitale i mezzi di comunicazione si sono moltiplicati, dai sistemi di messaggistica prettamente lavorativa fino alle innumerevoli piattaforme per meeting. Il canale scelto influisce su tono, formalità e chiarezza del messaggio. Per confrontarmi quotidianamente con i miei dipendenti da remoto ho scelto Slack, mentre per i meeting utilizzo prevalentemente Jitsi.
Perché è importante migliorare la comunicazione in ambito professionale?
La comunicazione è la chiave per team motivati ed innovativi, si potrebbe definire una vera e propria scienza che se applicata bene può essere molto vantaggiosa, viceversa può provocare problemi.
Quando un team comunica correttamente aumenta la confidenza e la crescita personale, gli uni imparano dagli altri per poter migliorare i processi lavorativi.
Una buona comunicazione crea complicità tra i dipendenti nelle politiche e nelle strategie adottate e ha come obiettivo la diffusione dell’identità e dei valori aziendali per rendere chiaro a tutti dove si sta andando come e perché.
Come ottenerla?
Ci sono tre elementi chiave della comunicazione: energia, engagement e scambio. Eventi di team building, aggiornamenti regolari sui processi, riunioni.
Non sottovalutare il know-how, le conoscenze di ogni dipendente devono contribuire al know-how aziendale. Gli incontri di persona garantiscono uno scambio migliore, subito dopo ci sono le videoconferenze.
I team più performanti sono quelli che hanno più interazioni esterne con altri team, anche al di fuori della modalità formale, mangiare o prendere un caffè con un collega incoraggia una comunicazione non unicamente legata al business.
È importante anche organizzare un workspace del team per favorite una facile interazione ad esempio in caso di problemi, individuare i leader e far sì che siano coinvolti. Lo stand up quotidiano consente di conoscere gli altri cosa stanno facendo ed avere degli obiettivi giornalieri.
Una riunione deve essere organizzata solo quando strettamente necessaria, dovrà essere inquadrato immediatamente lo scopo e i partecipanti devono essere avvertiti con anticipo.
Ultimamente le aziende per migliorare il proprio business utilizzano la gamification: migliorare il business tramite esperienze di gioco in modo da creare engagement. Gli obiettivi di gioco devono essere concreti, per esempio verso l’esterno la fidelizzazione dei clienti mentre verso l’interno può essere migliorare le performance dei dipendenti.
Gli aspetti che influiscono sull’andamento di un’azienda sono tanti ma sicuramente la comunicazione è uno dei più importanti.