Come funziona un ERP e quale valore ha per le imprese?

La sigla ERP (Enterprise Resource Planning) sta ad indicare un sistema informatico che consente di programmare e coordinare tutte le risorse di un’azienda. Il punto focale di un approccio di gestione di questo genere è una programmazione che fornisce un insieme di moduli integrati tra loro e adibiti a risolvere tutti i processi di business più importanti.

Infatti, un ERP è in grado di coprire differenti aree aziendali ed è impiegato soprattutto per gestire il grande quantitativo di operazioni quotidiane, incluse produzione, magazzino, logistica, vendite, amministrazione, risorse umane, project management e supply chain management.

Ormai nessuna realtà, anche quella più piccola, può privarsi di un sistema organizzativo per le proprie risorse e non a caso il mercato degli ERP oggi è in costante ascesa.

I dati recenti diffusi da Research and Markets sottolineano come il giro d’affari dei sistemi ERP passerà dai 167,33 miliardi di dollari registrati nel 2022 ai 187,88 alla fine del 2023, con un incremento del 12,3%. L’aumento poi raggiungerà i 294,34 miliardi nel 2027.

Cos’è un ERP

L’Enterprise Resource Planning (ERP) è una categoria di software che le imprese usano per controllare e gestire le attività quotidiane interne, come appunto contabilità, gestione del rischio e compliance, supply chain e tanto altro.

Una suite completa ERP di solito comprende anche l’Enterprise Performance Management, un programma che consente di prevedere e pianificare i risultati finanziari di una società e riesce a mettere in connessione tra di loro i vari processi aziendali, con un conseguente scambio di dati.

Proprio grazie alla raccolta di dati condivisi provenienti da varie fonti dell’azienda, gli ERP rimuovono duplicazioni di dati e ne assicurano l’integrità attraverso una sola fonte di informazioni.

Gli ERP sono dunque componenti fondamentali per la gestione societaria di qualsiasi settore e dimensione e si presentano come piattaforme integrate e complete, sia in modalità on premise che nel cloud.

In aggiunta, sono capaci di dare una visione chiara dell’intero processo di business, monitorando ogni aspetto produttivo, economico e logistico. I programmi ERP fungono da hub centrale per coordinare il flusso di lavoro e i dati end-to-end, con un accesso rapido ai diversi reparti.

Breve storia dei sistemi ERP

Anche se non sembra, l’ERP può vantare 100 anni di storia. Infatti, nel 1913 l’ingegnere Harris ha sviluppato il modello EOQ (Economic Order Quantity) per la pianificazione della produzione. Per decenni tale sistema ha rappresentato lo standard per la produzione industriale.

È stata l’azienda Black and Decker ad aver cambiato lo scenario nel 1964, diventando la prima società ad utilizzare una soluzione di gestione dei fabbisogni materiali (MRP) che combinava i concetti EOQ con il computer mainframe.

Il sistema MRP è diventato il nuovo standard fino al 1983, quando è stato definito il nuovo MRP II, cioè il Manifacturing Resource Planning II, il quale conteneva moduli che riguardavano elementi di architettura software e strumenti di produzione di base integrati inerenti a pianificazione, gestione, acquisti e distinte di materiali.

Tra gli anni Settanta e Ottanta i programmi MRP si sono evoluti, presentando però un grosso limite: quello di non poter integrare velocemente tutti i sistemi gestionali già esistenti in azienda. La vera svolta avviene solo nel 1990, quando entrano sul mercato i primi ERP interfunzionali, denominati appunto Enterprise Resource Planning.

Dagli anni Duemila gli ERP hanno avuto un potenziamento grazie all’introduzione di moduli aggiuntivi come l’e-commerce, il CRM, l’Advanced Planning e il Supply Chain Management. In questi stessi anni gli ERP cominciano ad abbracciare particolari comparti industriali quali logistica, automotive, retail, oil e gas, food e beverage e molto altro.

Successivamente, dalla gestione on premise le società hanno iniziato a valutare un approccio as a service, affidandosi a varie tipologie di cloud. Un’interfaccia semplice e intuitiva per tutti gli utenti da qualsiasi dispositivo rende l’ERP in cloud una soluzione interessante e più sicura per le grandi imprese e le PMI.

Come funziona un ERP

I software ERP prevedono un’unica struttura di dati precisa (schema) che di solito condivide un database comune. In tal modo si assicura che i dati impiegati dall’azienda siano normalizzati e basati su user experience e definizioni comuni.

Tali linee principali vengono interconnesse con i processi di business generati dai flussi di lavoro tra i settori aziendali, collegando persone e sistemi. Ciò significa che un ERP è l’elemento di integrazione tra tecnologie, utenti e processi presenti all’interno di un’impresa moderna.

Se i dati rappresentano la linfa di ogni società odierna, l’ERP è la componente che rende più agevole l’analisi, la gestione e la distribuzione dei dati a tutti i partecipanti e ai programmi che ne hanno bisogno per eseguire al meglio i propri compiti e responsabilità.

Infine, uno dei principi fondanti dell’ERP è quello riguardante la raccolta centralizzata di dati rivolti ad un’ampia distribuzione: invece di tanti database indipendenti con un infinito inventario di fogli di calcolo scollegati tra loro, gli ERP rimediano a questo caos e permettono a CEO e dipendenti di archiviare e usare i dati prodotti da processi comuni.

Disponendo quindi di un repository centralizzato e sicuro, ognuno può essere certo che le informazioni siano corrette, aggiornate e complete, dove l’integrità di ciascuna attività è garantita da rendiconti finanziari, report e così via.

I moduli che compongono un ERP

Gli ERP sono composti da una serie di moduli differenti. Ciascun modulo supporta un particolare processo aziendale e offre agli addetti dei vari reparti aziendali la visione e le transazioni di cui hanno bisogno per compiere le proprie mansioni.

Poiché ogni modulo è collegato al sistema ERP, quel che si ottiene è una sola versione corretta del tutto, con dati accurati condivisi tra i diversi segmenti dell’impresa. Ecco quali sono i moduli ERP maggiormente utilizzati:

• Finanza: il modulo Finanza e Contabilità è la vera spina dorsale della gran parte dei sistemi ERP e non può mai mancare. Non si occupa solo del libro mastro e dell’automazione delle operazioni finanziarie, ma anche del tracciamento dei conti fornitori, dei crediti verso i clienti, delle chiusure contabili e del rispetto delle norme di rilevazione dei ricavi;
• Gestione delle risorse umane: quasi tutti gli ERP comprendono un modulo dedicato alle HR, capace di occuparsi delle funzionalità di base come rilevazione di presenze e orari e il conteggio delle retribuzioni dei dipendenti. Suite complete per la gestione del capitale umano possono connettersi all’ERP per assicurare funzioni di HR più complete;
• Approvvigionamento e sourcing: tale modulo è d’aiuto alle società per reperire servizi e materiali per la produzione dei beni che vogliono vendere. Gli acquisti vengono centralizzati e automatizzati, così come le richieste di preventivi, approvazioni e stesura dei contratti. Insomma, il modulo consente di contenere gli acquisti in difetto o eccesso, migliorando le trattative con i partner fornitori e collegandosi senza soluzione di continuità con le reti di buyer;
• Vendite: il modulo Sales monitora le comunicazioni con i clienti già acquisiti e quelli potenziali, oltre a permettere al reparto commerciale di ricevere approfondimenti basati sui dati per trovare nuovi contatti con promozioni mirate. Sono incluse funzionalità che riguardano l’intero ciclo dell’ordine, dalla gestione degli ordini alla fatturazione;
• Produzione: il modulo produzione è un componente vitale dei software ERP in quanto aiuta le società a snellire i processi produttivi complessi, rendendo la produzione allineata alla domanda. Inoltre, sono previste funzionalità per la pianificazione del fabbisogno materiale, l’esecuzione della fabbricazione e molto altro;
• Supply chain e logistica: questo è un altro elemento base degli ERP e va a tracciare i movimenti di merci e forniture e comprende strumenti per la gestione delle scorte, dell’operatività del magazzino e della logistica;
• Ingegneria e R&D: gli ERP più sofisticati e avanzati prevedono un modulo per l’ingegnerizzazione e la ricerca e sviluppo che mette a disposizione tools focalizzati sui prodotti per la progettazione e sviluppo, gestione del ciclo di vita e altro. Tutto ciò affinché le aziende possano innovarsi e contenere i costi;
• Asset Management: in alcuni casi gli ERP sono forniti di un modulo EAM (Enterprise Asset Management) che serve alle imprese ad abbattere i tempi di inattività e far funzionare gli impianti al massimo regime. Il modulo è dotato di funzioni per la programmazione, la manutenzione predittiva e la pianificazione degli asset.

Quali benefici offre un ERP?

Oggi è impossibile ignorare l’impatto degli ERP nelle realtà aziendali e man mano che i dati e i processi sono integrati in questi sistemi, le imprese riescono ad allineare i vari reparti e flussi di lavoro con un grand risparmio in termini economici.

Un buon ERP è in grado di garantire una ricca serie di vantaggi che possono cambiare secondo la modalità di distribuzione. Ad esempio, i pregi di un ERP su cloud sono differenti da quelli di un software on premise. Vediamo in linea generale quali sono allora i principali benefici derivanti da programmi del genere:

• Maggiore produttività: l’ERP automatizza e semplifica i processi di core business per far sì che i dipendenti dell’organizzazione possano fare di più con meno risorse;
• Condivisione delle informazioni: con questi software si può eliminare la compartimentazione dei dati provenienti da una sola fonte di informazioni attendibili e ricavando risposte rapide ai problemi aziendali;
• Rendicontazione più rapida: è possibile riservare una corsia dedicata ai report finanziari, condividendo i risultati con facilità. Si potranno così rendere utili gli insight e migliorare le performance in real time;
• Minori rischi: con gli ERP si va a massimizzare la trasparenza e la gestione aziendale, garantendo la conformità rispetto alle normative vigenti e attuando misure di prevenzione e previsione del rischio;
• Maggiore reattività: con operazioni snelle ed efficienti e un accesso immediato ai dati si possono identificare velocemente le nuove opportunità di business e reagire con prontezza;

Implementazione dell’ERP: on premise, in cloud e ibrido

È bene ricordare come l’implementazione di una soluzione ERP richieda uno sforzo non indifferente da parte delle aziende in termini di tempo e di denaro. Affinché sia funzionale alle esigenze dell’impresa, l’ERP deve essere personalizzato e settato tramite un system integrator o comunque con l’ausilio di una società di consulenza che gestisca la parte di analisi.

Attualmente ci sono differenti metodi con cui distribuire e integrare i sistemi ERP: cloud privato o pubblico, on premise o approcci ibridi che uniscono diversi ambienti.

• ERP in cloud: scegliendo l’ERP in cloud il software è accolto dal cloud e distribuito attraverso Internet con servizio in abbonamento. In genere è il provider ad incaricarsi delle operazioni periodiche di aggiornamento, manutenzione e sicurezza per conto del cliente. È forse il meccanismo di distribuzione più diffuso per svariate ragioni, come una maggiore scalabilità, semplicità di integrazione e costi iniziali inferiori;
• ERP on premise: è il modello classico nel quale è il cliente a doversi occupare di tutto. Il programma ERP viene dunque installato nel data center delle sedi selezionate. Installazione e manutenzione di software e hardware sono affidati all’azienda, con un maggiore carico di lavoro. Per tale motivo, nel tempo sono tante le società che per ammodernarsi hanno deciso di spostare gli ERP on premise sul cloud;

• ERP ibrido: per chi desidera soddisfare esigenze specifiche, è possibile coniugare le due tipologie di implementazione, puntando su un modello ERP su cloud ibrido. Ciò significa che una parte delle applicazioni dell’ERP sarà sul cloud e un’altra parte resterà nella sede fisica aziendale. In questo caso si parla anche di ERP a due livelli.