Electronic Data Interchange: come funziona il sistema EDI

L’Electronic Data Interchange (EDI) è un sistema di comunicazione interaziendale per i documenti relativi al business di un’impresa.

Si tratta di un formato elettronico standard che va a sostituire i tradizionali documenti cartacei come fatture, bolle d’acquisto e molto altro. Grazie all’automazione delle transazioni cartacee, le società potranno risparmiare tempo e ridurre drasticamente gli errori derivanti dall’elaborazione manuale.

I sistemi EDI sono capaci di eliminare l’intervento dell’uomo, velocizzando e rendendo più snelle le operazioni di data entry. Rinunciare alla documentazione cartacea significa abbattere i costi dei prodotti consumabili e dei servizi di trasporto.

Al contempo c’è una maggiore rapidità degli scambi commerciali, che potranno basarsi su processi automatizzati per rendere più efficiente tutta la catena produttiva.

Proviamo allora a comprendere come agisce l’EDI, quali benefici può offrire alle aziende e come viene implementato.

In cosa consiste l’Electronic Data Interchange

Andando nel dettaglio, l’Electronic Data Interchange (EDI) è un protocollo standard utilizzato per la comunicazione tra aziende sviluppato in un formato predefinito di dati riguardanti il lavoro delle società.

Ormai è una realtà abbastanza consolidata che si sta affermando rapidamente. Già nel 1996 il National Institute of Standards and Technology (Nist) definiva il sistema EDI come lo scambio da un computer all’altro di un formato standardizzato per scambiarsi dati.

In particolare, implicava una sequenza di messaggi tra due parti, un mittente ed un destinatario, che venivano trasmessi tramite telecomunicazioni o trasportati fisicamente su supporto di memorizzazione.

Questa era l’idea di Electronic Data Interchange negli anni Novanta e da allora di strada ne è stata fatta tanta, specialmente dal punto di vista dell’evoluzione tecnologica. Oggi l’implementazione EDI si fonda su un formato elettronico standard che va a sostituire i tradizionali metodi di scambio dei documenti cartacei.

Attualmente ad affidarsi ai sistemi EDI sono principalmente le aziende legate tra loro da partnership commerciali forti, le quali si scambiano servizi e prodotti all’interno della supply chain e reti B2B di una certa complessità.

Le società impiegano l’EDI soprattutto per la condivisione di una vasta gamma di documenti che comprendono preventivi di finanziamento, ordini d’acquisto, fatture e altro ancora.

Come agisce un sistema EDI?

Durante le transazioni EDI le informazioni vengono trasferite da un’applicazione installata su un sistema informatico interno all’azienda verso un’applicazione che risiede all’interno di un’altra società, senza soluzione di continuità.

È di estrema importanza poter disporre di processi di gestione adeguati alla qualità dei dati. Infatti, quando le informazioni sono mancanti o si trovano nel posto sbagliato, il documento EDI non potrà essere elaborato in maniera corretta.

Ogni transazione EDI è quindi definita da un preciso standard di messaggio. Tra le principali aziende che propongono standard EDI ci sono Indicod-Ecr, Odette, Tradacoms, Peppol, GS1, ASC x12.

Tali standard hanno lo scopo di posizionare ed ordinare le informazioni nei vari formati con cui sono prodotti e scambiati i documenti. Grazie all’integrità e alla correttezza degli input, i documenti possono essere condivisi automaticamente e velocemente tra ambienti IT eterogenei.

Ci sono due tipologie di trasmissione EDI:

1. Connessioni point-to-point o dirette: in questo caso due computer si collegano senza nessun intermediario via Internet, impiegando protocolli sicuri;
2. VAN (Value-added Network): la trasmissione prevede l’uso di una rete fornita da terze parti che gestisce lo scambio di dati assicurando agli utenti un’interfaccia tecnica sicura.

I protocolli di trasmissione EDI più diffusi sono SFTP (Secure File Transfer Protocol), AS2 (Applicability Statement 2), SOAP (Simple Object Access Protocol) e HTTPS.

Tra gli elementi di dati EDI ci sono componenti come l’ID mittente e l’ID destinatario, mentre i segmenti di dati uniscono due o più elementi correlati per dargli un significato maggiore. Dunque, nel sistema EDI il flusso di documenti descrive il movimento dei messaggi EDI ai differenti indirizzi in entrata ed uscita per svolgere una transazione del business.

Ci sono poi metalinguaggi come JSON (JavaScript Object Notation) e XML (Extensible Markup Language) che vanno ad integrare piuttosto che sostituire l’EDI.

In conclusione, le società devono essere attrezzate per gestire un numero sempre maggiore di formati di documenti e diverse opzioni di trasmissione dei dati. Per esempio, un grande produttore mondiale può scambiare fino a 55 tipi di documenti con quasi 2000 partner commerciali.

Quali vantaggi offrono i sistemi EDI

I sistemi basati sull’Electronic Data Interchange sono in grado di assicurare alle imprese una serie di benefici e vantaggi non indifferenti, sia da un punto di vista prettamente economico, sia dal punto di vista della gestione e della produttività.

Vediamo allora per quali motivi le aziende dovrebbero affidarsi con serenità ai sistemi EDI:

• Risparmio di tempo e denaro: la tecnologia EDI rappresenta la soluzione ideale per risparmiare sui costi dei materiali consumabili, a cominciare dalla carta. Inoltre, con l’automazione dei processi prima eseguiti manualmente tramite documenti cartacei, ogni fase di lavoro e di scambio delle informazioni si velocizza.
• Maggiore efficienza e produttività: l’impiego di soluzioni EDI permette un incremento in termini di produttività e efficienza in quanto una grande mole di documenti aziendali viene condivisa ed elaborata in minor tempo e con una maggiore precisione. Di conseguenza, ci sono risvolti positivi per l’intera filiera, fino al cliente finale. Infatti, l’EDI garantisce servizi e forniture on time ed affidabili, nonché esperienze soddisfacenti.
• Minore quantità di errori: il trasferimento dati attraverso sistema EDI riduce drasticamente gli errori umani. La rigida standardizzazione consente quindi una corretta formattazione delle informazioni prima che vengano esposte su applicazioni condivise o inserite nei processi business.
• Migliore tracciabilità: l’integrazione EDI è di grande aiuto per le aziende per incrementare la tracciabilità delle singole operazioni grazie a strumenti di reportistica, come ERP e WMS. Le funzionalità di analisi dati, raccolta ed archiviazione offerte da questi tools risulteranno così notevolmente semplificate.

Nel caso delle aziende di grandi dimensioni l’EDI impiega standard che devono necessariamente essere adottati ed applicati tra tutti i diversi partner commerciali affinché si ottengano dei benefici concreti.

Invece per le società più piccole l’utilizzo dell’EDI si traduce in una forte integrazione con le imprese più importanti che dispongono di budget elevati e di una forte influenza nel settore di riferimento.

Come avviene l’implementazione dell’EDI

Per determinate imprese può essere più complessa l’integrazione dei sistemi EDI. Questo perché bisogna stare al passo con il mutare delle normative pubbliche, gli aggiornamenti tecnologici e gli standard.

È poi un processo già di per sé complicato in quanto deve implementare la difficoltà delle esigenze di business a livello globale.

Per esempio, ciascun partner commerciale inserito in una rete B2B può possedere dei requisiti particolari. Dunque, anche se due aziende in partnership sono concordi sul documento da usare, ognuna può disporre di requisiti di formattazione specifici da soddisfare.

Inoltre, in molti casi si rendono necessari ulteriori tipi di intervento, come l’installazione di software di conversione, nuove funzionalità di inserimento/estrazione in batch, sistemi di instradamento dei messaggi e altro.

Elementi e problematiche del genere hanno spinto molte imprese ad esternalizzare i sistemi EDI e ad appoggiarsi a partner tecnologicamente avanzati per operare un corretto passaggio all’Electronic Data Interchange.

Quale futuro per l’EDI?

L’Electronic Data Interchange è una tecnologia dalle immense opportunità di sviluppo. Infatti, nelle supply chain di un futuro non troppo lontano l’EDI rappresenterà la funzionalità di scambio di documenti utile per supportare alcune delle più interessanti innovazioni come l’Internet of Things, le blockchain e l’intelligenza artificiale.

Nei prossimi anni a venire l’EDI sarà in grado di utilizzare:

• Tecnologia blockchain: l’EDI sfrutterà le blockchain come supporto ai flussi di informazioni per le spedizioni, in modo da garantire una versione veritiera a proposito di acquisti e consegne contestate dai clienti.
• Sensori IoT: sensori di questo genere potranno essere inseriti nell’imballaggio delle spedizioni e connessi a messaggi EDI periodici per verificare le condizioni dell’imballaggio in tempo reale.
• Agenti AI: in futuro potrà esserci un agente AI che controlla tutti i dati ed eventi collegati ad una spedizione, indentificando nel caso un evento non conforme. Questi agenti AI saranno capaci di decidere se effettuare una nuova spedizione, come eseguire una sostituzione efficiente e se accettare un reso autorizzato.